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Urkunden

Der Ablauf des Beurkundungsverfahrens

Grundstückskaufverträge und zahlreiche andere Rechtsvorgänge bedürfen einer notariellen Beurkundung. Hier erklären wir Ihnen Ablauf des Beurkundungsverfahrens.

Notare unterscheiden zwischen Beurkundungen und Beglaubigungen. Der auffälligste Unterschied für Sie als Teilnehmer ist, dass Ihnen bei einer Beurkundung der ganze Text der Urkunde vorgelesen wird. Bei einer bloßen Unterschriftsbeglaubigung ist das nicht notwendig; hier bestätigt der Notar nur, wer ein Dokument unterschrieben hat. Ob eine Beurkundung erforderlich ist oder eine Unterschriftsbeglaubigung genügt, bestimmt das Gesetz.

 

1. Schritt: Auftragserteilung

Das Beurkundungsverfahren beginnt, sobald jemand den Notar mit der Beurkundung beauftragt. Das klingt zunächst einmal banal, ist aber insofern von Bedeutung, als ein Abbruch des Beurkundungsverfahrens (zum Beispiel durch Rücknahme des Auftrags) schon ab diesem Zeitpunkt mit Kosten verbunden ist. Solange der Notar noch keinen Entwurf erstellt hat, kostet ein Abbruch des Beurkundungsverfahrens 20 Euro plus Auslagen und Mehrwertsteuer.

Lassen Sie den Notar wissen, was beurkundet werden soll. Sie müssen nicht die rechtlichen Details vorgeben. Normalerweise genügt es, wenn Sie dem Notar in Ihren Worten mitteilen, was Sie regeln oder erreichen möchten. Die rechtliche Ausgestaltung ist dann Sache des Notars.

Sollte ein Beteiligter die deutsche Sprache nicht so gut beherrschen, dass er der Beurkundung auf Deutsch folgen (also den Text der Urkunde auf Deutsch verstehen und Änderungswünsche auf Deutsch vorbringen) kann, teilen Sie uns das bitte bereits zu diesem Zeitpunkt mit. Zu der Beurkundung ist dann ein Dolmetscher hinzuzuziehen. Unter Umständen muss die Urkunde auch noch schriftlich übersetzt werden. Beides erfordert zusätzliche Zeit.

 

2. Schritt: Entwurfserstellung

Der Notar erstellt auf der Grundlage der Informationen, die er von Ihnen erhalten hat, einen Entwurf. Bedenken Sie bitte, dass der Notar nur die Informationen in seinem Entwurf berücksichtigen kann, die Sie oder ein anderer Beteiligter ihm mitgeteilt haben. Wenn Sie dem Notar (bewusst oder unbewusst) Informationen vorenthalten, wird der Entwurf Ihrer Situation nicht vollständig gerecht werden können.

 

3. Schritt: Entwurfsübersendung

Normalerweise übersendet der Notar ihnen dann den Entwurf, damit Sie sich auf die Beurkundungsverhandlung vorbereiten, etwaige Lücken ausfüllen und womöglich noch bestehende inhaltliche Unrichtigkeiten beseitigen können. Ab der Übersendung des Entwurfs durch den Notar ist die Gebühr für einen Abbruch des Beurkundungsverfahrens genau so hoch wie bei vollständiger Durchführung der Beurkundung.

Manche Mandanten vergleichen den Entwurf, den Sie vom Notar erhalten haben, sorgfältig mit anderen Urkunden, die sie oder andere Personen früher einmal in vermeintlich ähnlichen Angelegenheiten bei einem Notar errichtet haben. Das ist nicht sinnvoll. Als Laie können Sie normalerweise nicht beurteilen, inwiefern sich die Sachverhalte rechtserheblich unterscheiden, wie sich seither die Gesetze oder die Rechtsprechung geändert haben und welche Gestaltung rechtlich empfehlenswerter ist. Der Notar ist ein hochqualifizierter Jurist, der dafür ausgebildet ist, Ihren Regelungsbedarf auf bestmögliche Weise rechtlich umzusetzen. Wenn Sie als Nichtjurist versuchen, die Urkunde selbst zu formulieren oder Formulierungen des Notars durch eigene oder irgendwo abgeschriebene zu ersetzen, wird die Urkunde erfahrungsgemäß nicht besser.

Sollten Sie Änderungs- oder Ergänzungswünsche haben, teilen Sie diese dem Notariat bitte rechtzeitig vor dem Beurkundungstermin mit. Dann hat der Notar ausreichend Zeit, um die Änderungen und Ergänzungen zu prüfen und einzufügen. Und er kann allen Beteiligten den geänderten oder ergänzten Entwurf vor der Beurkundung noch einmal zur Kontrolle übersenden. Es ist sowohl für den Notar wie auch für die anderen an der Urkunde beteiligten Personen undankbar, wenn Änderungs- oder Ergänzungswünsche erst im Beurkundungstermin geäußert werden. Das kann sogar dazu führen, dass der Beurkundungstermin vertagt werden muss.

 

4. Schritt: Beurkundungsverhandlung

Wenn der Text der Urkunde zwischen den Beteiligten und dem Notar abgestimmt ist, kann ein Termin zur Beurkundung vereinbart werden. Es empfiehlt sich wirklich, den Beurkundungstermin erst zu vereinbaren, wenn der gesamte Inhalt der Urkunde feststeht. Ansonsten entsteht nur unnötiger Zeitdruck, der zu unüberlegten Entscheidungen und Fehlern führen kann.

Der Beurkundungstermin beginnt mit der Feststellung der Personalien. Bringen Sie also bitte gültige Ausweispapiere (Personalausweis oder Reisepass) mit.

Das Notariat informiert Sie vor dem Beurkundungstermin, ob Sie noch weitere Unterlagen mitbringen müssen. Wenn wir von Ihnen irgendwelche amtlichen Urkunden benötigen (z.B. Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Erbscheine, eröffnete Testamente nebst Eröffnungsprotokoll, notarielle Urkunden), brauchen wir normalerweise das Original bzw. eine Ausfertigung, manchmal genügt eine beglaubigte Abschrift. Eine einfache (also unbeglaubigte) Kopie reicht fast nie.

Bringen Sie am besten auch den Entwurf mit, den Sie vom Notar erhalten haben. Dann können Sie während der Beurkundung mitlesen und sich gegebenenfalls Notizen machen.

Der Notar liest Ihnen den gesamten Text der Urkunde vor und legt Ihnen etwa enthaltene Karten, Zeichnungen und Abbildungen zur Durchsicht vor. Das ist gesetzlich so vorgeschrieben. Das Vorlesen der Urkunde mag etwas altmodisch erscheinen, es stellt aber sicher, dass alle Beteiligten den vollständigen Text der Urkunde zumindest einmal gehört haben. Außerdem kann der Notar beim Vorlesen den Inhalt der Urkunde besser überprüfen, als wenn er die Urkunde nur still lesen würde. Sie wären vielleicht überrascht, wie viele Ungereimtheiten einem erst beim Vorlesen der Urkunde bewusst werden.

Damit das Vorlesen der Urkunde den beabsichtigten Zweck erreichen kann, muss es bei der Beurkundung so still sein, dass Sie den Notar hören und verstehen können. Lassen Sie also kleine Kinder und auch Hunde besser zu Hause. Für beide ist ein Beurkundungstermin beim Notar ausgesprochen langweilig, und sie bleiben selten die ganze Zeit über ruhig.

Während der Beurkundung erläutert der Notar Ihnen den Inhalt der Urkunde. Er geht dabei vor allem auf diejenigen Punkte ein, die ihm am Relevantesten erscheinen. Das soll Sie aber nicht davon abhalten, auch zu anderen Punkten Fragen zu stellen. In den allermeisten Fällen lassen sich die bei der Beurkundung auftretenden Fragen während des Beurkundungstermins rasch klären. Sehr selten kommt es vor, dass ein Teilnehmer so viele Fragen hat, dass die für den Beurkundungstermin vorgesehene Zeit bei weitem nicht ausreicht. Dann brechen wir den Beurkundungstermin ab und vereinbaren einen neuen Termin, damit sich die Folgetermine anderer Mandanten nicht unnötig verzögern.

Wenn Sie nach dem Vorlesen der Urkunde und dem Klären Ihrer Fragen mit dem Inhalt der Urkunde einverstanden sind, unterschreiben Sie sie. Anschließend unterschreibt auch der Notar. Damit ist die Beurkundung beendet.

 

5. Schritt: Urkundenrolle

Nach der Beurkundung trägt der Notar die Urkunde in seine Urkundenrolle ein. Dadurch erhält die Urkunde eine individuelle Nummer, die sich aus einer laufenden Nummer und einer Jahrgangszahl zusammensetzt. Über diese Urkundenrollen-Nummer und den Namen des Notars lässt sich jede notarielle Urkunde eindeutig identifizieren.

 

6. Schritt: Ausfertigungen und Abschriften

Jetzt wird die Urkunde ausgefertigt. Dazu erstellen die Notariatsangestellten eine Reinschrift, in der sie etwaige handschriftliche Änderungen, die der Notar während der Beurkundung vorgenommen hat, in Maschinenschrift übertragen. Die Unterschriften sind in dieser Reinschrift durch „gez.“ (das bedeutet „gezeichnet“), gefolgt vom Namen der jeweiligen Person ersetzt. Anstelle des Notarsiegels steht in der Reinschrift „L.S.“. Von dieser Reinschrift werden dann Kopien gemacht, die als Ausfertigungen, beglaubigte Abschriften oder einfache Abschriften bezeichnet werden. Bei Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften bestätigt der Notar, dass sie mit der Urschrift (also dem beim Notar verbleibenden, unterschriebenen Original der Urkunde) übereinstimmen.

Jeder Beteiligte erhält die vorgesehenen Ausfertigungen oder Abschriften übersandt. Gleichzeitig bekommen Sie normalerweise auch unsere Rechnung für das Beurkundungsverfahren.

 

7. Schritt: Vollzug der Urkunde

Viele Urkunden erfordern noch gewisse Vollzugsaktivitäten des Notars. Das bedeutet, dass der Notar noch Unterlagen (z.B. Genehmigungen, Vorkaufsrechtsverzichtserklärungen, Löschungsbewilligungen) anfordern muss, um den gewünschten Erfolg herbeizuführen.

 

8. Schritt: Betreuende Tätigkeiten

Oft wird der Notar auch mit gewissen betreuenden oder treuhänderischen Tätigkeiten beauftragt. Er soll zum Beispiel dem Käufer mitteilen, wann die Voraussetzungen für die Fälligkeit der Kaufpreiszahlung vorliegen, und das Eigentum an einer Immobilie erst auf den Käufer umschreiben lassen, nachdem der Kaufpreis bezahlt wurde.

 

9. Schritt: Antragstellung

Soweit aufgrund einer Urkunde Anträge beim Grundbuchamt oder beim Handelsregister gestellt werden müssen, übernimmt das normalerweise der Notar für Sie. Dazu erteilen Sie ihm in der Urkunde eine Vollmacht.

 

10. Schritt: Abschluss

Wenn die Urkunde endgültig abgewickelt und der gewünschte Erfolg eingetreten ist, informiert Sie der Notar noch einmal abschließend.

Was möchten Sie als nächstes tun?

Was Sie wissen sollten
Die Tätigkeit des Notars ist gebührenpflichtig. Die Gebühren richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz und sind bei allen Notaren gleich. Die Erteilung eines Beurkundungsauftrags ist mit Kosten verbunden, auch wenn es später nicht zur Beurkundung kommt. Die Hinweise auf diesen Seiten sind ohne Berücksichtigung Ihrer persönlichen Situation, Wünsche und Bedürfnisse erstellt worden. Die Rechtslage ist vereinfacht und unvollständig wiedergegeben. Der Inhalt dieser Seiten stellt keine Rechtsberatung dar und dient nur der Unterhaltung.